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Schlüsselmanagement

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Unter einem Schlüsselmanagement versteht man die koordinierte Verwaltung von Zugangsbefugnissen zu Bereichen in Gebäuden oder Fahrzeugen und anderen Objekten, welche durch einen Schlüssel gegen unbefugtes Betreten oder eine Inbetriebnahme geschützt sind. Die Ausgabe der Schlüssel an Befugte Personen oder Personengruppen, erfolgt bei einem etablierten Schlüsselmanagement nach festgelegten Kriterien von einer hierzu besonders bemächtigten Person oder über ein nur der befugten Gruppe zugänglichen Zahlencode am Schlüsseltresor oder Schlüsselkasten. Ein überlegtes Einsortieren an der oder den Hakenwänden, kann durch farbliche Codierungen entsprechend gruppiert oder zugeordnet werden. Auch hierbei ist ein transparentes System für alle Benutzer förderlich und sehr effizient. Die Möglichkeiten, zum Beispiel bei Gebäudeschlüsseln innerhalb einer Institution, schließen auch Zugriffsberechtigungen für spezielle Schlüssel einer hierarchisch strukturierten Schließanlage mit ein. Spezielle Schlüssel mit umfangreicherer Zugangsbefugnis, spielen im Alltag durchaus eine sinnvolle Rolle. Die hierarchisch übergeordneten Schlüssel schließen gleich mehrere Türen oder Schlösser auf und verdienen daher einen besonderen Schutz. Eine Schlüsselhierarchie gipfelt in einem so genannten Generalschlüssel oder Master Key, welcher alle Türen, Tore und Schlösser in einem dafür vorgesehenen Betrieb oder einer Instutution schließt. Die hierarchisch übergeordneten Schlüssel unterliegen selbstverständlich einem limitierten Zugriff und einer besonderen Zugriffskontrolle.

Besonders wichtig ist für die Entgegennahme von überlassenen Fremdschlüsseln auch die damit verbundene Sorgfaltspflicht. So ist es beispielsweise üblich, dass ein Autobesitzer, welcher seinen Wagen zu Pflege- oder Servicearbeiten in Auftrag gibt, dem Autohaus auch die dazu gehörigen Schlüssel überreicht. Eine Zwischenlagerung der anvertrauten Fremdschlüssel erfolgt normalerweise in einem Schlüsseltresor, Schlüsselsafe oder Schlüsselkasten an einer dafür vorgesehenen Stelle (Haken). Der Servicesachbearbeiter kennzeichnet den Kundenschlüssel und reicht den Auftrag an die Werkstatt weiter. Diese Schlüssel werden dann vom befugten Werkstattmitarbeiter entgegegengenommen, wenn das betreffende Fahrzeug an der Reihe ist, geserviced oder gewartet zu werden. Nach vollzogener Arbeitsleistung wird der Schlüssel im Schlüsseltresor zwischengelagert, bis der rechtmäßige Autobesitzer nach dem Bezahlen der Servicerechnung diesen wieder ausgehändigt bekommt. Das Schlüsselmanagement sieht bei solchen Mustern die vorübergehende Überlassung des Schlüssels nur an befugte Personen vor, eine Zwischenlagerung erfolgt an sicherer Stelle. Sondermodelle von Schlüsseltresor für diese Branche haben auch Annahmeschächte und Ausgabeoptionen für Kundenschlüssel nach dem üblichen Geschäftsschluß und erweitern damit den gebotenen, möglichen Service.

Bei anderen Beispielen zum Schlüsselmanagement, kommen natürlich auch ganz andere Parameter zur Beachtung. So findet ein geeignetes Modell von Schlüsselmanagement sicherlich auch Einsatz bei Verwaltern von Ferienwohnungen oder Wohnmobilverleihern, welche einem Mieter die dazugehörigen Schlüssel für einen im Voraus festgelegten Anmietzeitraum überlassen. Jeder branchenspezifische Bedarf erfordert sein eigenes Schlüsselmanagement, wobei dieses die speziellen Merkmale und Charakteristiken der betreffenden Branche zur Grundlage hat. Niemand in einem Werk, einer Institution oder einem Gebäude benötigt einen Zugang zu Bereichen, mit denen er nichts zu tun hat. Nach verschiedenen Modellen vom Schlüsselmanagement, haben Bereichsleiter und verantwortliche, leitende Angestellte oder Mitarbeiter auch Vollmachten zum vorübergehenden Besitz der Zugangsschlüssel für weitreichendere Schließanlagen und Schlösser. Auch öffentlich-rechtliche Einrichtungen und der gesamte Einsatzbereich von Technischen Hilfswerken, dem Katastrophenschutz und das Ambulanz- und Rettungswesen, funktionieren reibungsfreier mit einem transparenten Schlüsselmanagement für Einsatzgerätschaften und auch Fahrzeuge und Betriebsräume.

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